Managing Up: 7 meilleures pratiques pour guider le patron

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Les gestionnaires ne gèrent pas seulement vers le bas. Ils se débrouillent également et apprendre à bien le faire est une compétence de carrière essentielle.

La gestion descendante est ce que les gestionnaires font avec le personnel qui relève directement du personnel. La gestion est ce que les managers font à leurs propres patrons.

Les cadres moyens et supérieurs efficaces veulent idéalement s'assurer que leurs patrons prennent de bonnes décisions sur la base d'informations précises, opportunes et de haute qualité. Ils devraient vouloir des relations solides basées sur la compréhension mutuelle, des vues compatibles et des désaccords respectueux.

"Vous devez savoir anticiper les besoins de votre patron - une leçon que nous pouvons tous apprendre des meilleurs assistants de direction. Vous devez comprendre ce qui motive votre patron (et ce qui la décourage) si vous souhaitez obtenir l'adhésion à vos idées. Des problèmes surgiront inévitablement, mais connaître la bonne façon de signaler un problème à votre patron peut vous aider à naviguer dans des situations délicates », explique Dana Rousmaniere dans Harvard Business Review.

Les employés supposent souvent que leur comportement et leur performance au travail nécessitent un superviseur pour fournir toutes les orientations. Dans cette vision étroite, le leadership vient toujours du patron.

Mais ce n'est pas nécessairement le cas. Parfois, l'employé peut guider le superviseur. L'effort de guider le patron est un moyen instructif d'apprendre à gérer et aussi un investissement dans la sécurité d'emploi et la réussite future.

7 meilleures pratiques de gestion

Certaines meilleures pratiques sont utiles pour apprendre à gérer efficacement. Ils incluent:

  1. Trouver le bon équilibre entre communiquer trop souvent et pas assez.
  2. Communiquer de la manière la plus concise possible.
  3. Partager de bonnes nouvelles importantes mais pas mineures.
  4. Partager les mauvaises nouvelles honnêtement mais soigneusement.
  5. Être sélectif quand mener une bataille.
  6. Éviter les plaintes et les critiques concernant les autres employés.
  7. Datation et documentation de toutes les informations importantes.

1 - Trouver le bon équilibre entre trop souvent et pas assez

Une micro-expression est une expression faciale qui ne dure qu'une fraction de seconde. J'avais un patron dont les micro expressions m'ont dit que je rendais visite trop souvent. J'ai reculé et plus tard j'ai été grondé pour ne pas avoir suffisamment communiqué. J'ai finalement trouvé le bon équilibre.

Un autre patron avait toujours une micro expression négative chaque fois que j'entrais dans son bureau. Mais j'ai appris qu'il avait toujours voulu être laissé seul parce qu'il avait trop de gros problèmes. Cela m'a appris à partager des informations importantes avec lui par e-mail et mémo plutôt que par des visites au bureau.

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2 - Communiquez de la manière la plus concise possible

Plus le gestionnaire est élevé, plus un employé à n'importe quel niveau doit communiquer des informations concises et utiles. Les cadres supérieurs et les cadres supérieurs doivent éliminer d'énormes quantités de faits pour se concentrer sur ce qui est le plus utile et le plus important. Ils ne veulent pas être dépassés plus qu'ils ne le ressentent déjà.

Les subordonnés doivent apprendre à modifier soigneusement leur discours, leurs e-mails, leurs appels téléphoniques et leurs mémos. Ils doivent également adapter la quantité et la fréquence en fonction de la personnalité du patron. Certains patrons veulent plus d'informations et d'autres moins. Mais un patron qui veut plus veut aussi être concis.

3 - Partagez une bonne nouvelle majeure mais pas mineure

Les employés peu sûrs partageront souvent toutes sortes de bonnes nouvelles. Un gestionnaire de niveau supérieur qui a de gros défis avec la gestion du temps ne voudra pas tout entendre. Les bonnes nouvelles mineures méritent d'être partagées à la fin d'une discussion, d'un appel téléphonique ou d'un e-mail sur un autre sujet plus important. N'hésitez jamais à partager une bonne nouvelle importante dès qu'elle se produit.

4 - Partagez les mauvaises nouvelles honnêtement mais avec soin

Personne ne veut partager de mauvaises nouvelles avec n'importe quel niveau de gestion en raison des conséquences potentielles pour l'employé qui était responsable de ce qui a mal tourné. Mais ne pas partager est bien sûr une idée terrible.

Le manager doit donc réfléchir à ce qu'il faut dire au patron, comment le dire et ce qui sera fait pour améliorer la situation ou minimiser l'impact. Cacher ou déformer des faits importants entraînera une perte de confiance.

5 - Soyez sélectif dans le choix des batailles

Les subalternes qui sont tentés de combattre le boss sur un problème devraient essayer un ratio de 80/20. Cela signifie 80 pour cent du temps lorsque les patrons ont tort et que le désaccord est mineur, le subordonné devrait essayer de pousser le patron mais pas de le pousser dans l'autre sens.

L'employé doit s'opposer avec assurance et respect au patron les 20 autres pour cent du temps, surtout lorsque les désaccords sont majeurs. J'espère juste que ces temps sont rares.

Quelque chose qui a de graves conséquences juridiques ou éthiques est une exception. Dans ces cas, l'employé doit utiliser chaque élément de logique, de preuve et d'intégrité pour repousser le plus fermement et le plus diplomatiquement possible.

«Il y aura, bien sûr, des moments où vous serez en désaccord avec votre patron, et ça va - tant que vous apprenez à être en désaccord de manière respectueuse et productive», explique Rousmanière.

6 - Évitez les plaintes et les critiques des autres employés

Les dirigeants et les gestionnaires sont payés pour résoudre les problèmes, même lorsque ce «chef» est un cadre intermédiaire ou même un employé. Si un autre manager fait partie d'un conflit, le boss n'a besoin d'en entendre parler que si le subordonné a traversé tous les scénarios possibles pour le résoudre.

Parce que c'est une forme de mauvaise nouvelle (voir n ° 5 ci-dessus), l'employé ou le manager doit réfléchir à la manière de la partager avec le patron. Dans la discussion, restez objectif sur le problème. Concentrez-vous sur le comportement, le problème ou la situation et non sur la personne.

En savoir plus sur les dirigeants et les gestionnaires: conseils de carrière pour les responsables.

7 - Date et documentez toutes les informations importantes

Envoyez toujours les informations les plus importantes sur un mémo daté et imprimez-le pour un dossier papier ou enregistrez-le pour un dossier électronique. Si le problème est suffisamment important, apportez-en une copie lors d'une visite au bureau et laissez-la au patron.

Les gestionnaires de niveau supérieur avec une surcharge d'informations peuvent oublier le document ou même la discussion sur le sujet. Un mémo daté et enregistré est une forme d'assurance pour l'employé qui l'envoie.

Risques de mauvaise gestion

Les gestionnaires peuvent prendre de mauvaises décisions en raison de failles dans le flux d'informations. Les défauts incluent les suivants:

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  • Un employé qui déforme l'information pour attirer la faveur.
  • Un employé qui laisse de côté les faits clés.
  • Un employé jeune ou inexpérimenté qui partage des rumeurs fausses ou non fondées.
  • Un employé qui est simplement PO’d quelque chose.
  • Employés qui comprennent mal les informations et partagent le malentendu.

Le résultat final est des distorsions dans les informations qui remontent de l'employé ou du manager au supérieur hiérarchique. Ces distorsions impactent les décisions du manager, dont certaines peuvent avoir un impact néfaste sur l'entreprise et les salariés.

Des employés rationnels, ouverts d'esprit et objectifs de toute nature, qu'ils soient employés ou managers, peuvent apprendre à contrôler le flux d'informations vers la direction et la direction. C’est une forme de pouvoir pour quiconque souhaite réussir.

Une fois que les employés comprennent ce pouvoir, ils peuvent l'utiliser à des fins bonnes ou mauvaises selon leur caractère ou leur niveau de sécurité d'emploi.

Au cours de mes 40 années de carrière dans la gestion et le conseil, j'ai vu des exemples d'employés égoïstes qui déforment des informations pour leur propre bien. Ils s'en tirent pendant un certain temps mais pas pour toujours. Ils auraient fait beaucoup mieux s'ils avaient appris à gérer efficacement.

"Peut-être que la compétence la plus importante à maîtriser est de savoir comment être une véritable source d'aide - parce que gérer ne signifie pas aspirer", explique Rousmaniere.